S SignatureHub

DSGVO-konform · Hosting in Deutschland

Zentrale E-Mail-Signaturen
für deine ganze Organisation.

Konsistente Signaturen, rechtssichere Disclaimer und Marketing-Banner — zentral verwaltet, automatisch angehängt. Kompatibel mit Postfix, Plesk und Microsoft 365.

Kostenlos starten

Funktionen

  • Microsoft 365 Connector mit Entra-ID-Sync (Mitarbeiter, Gruppen, Fotos, Aliase)
  • SMTP-Relay-Connector für Postfix, Plesk und beliebige MTAs
  • Per-User-SMTP-Zugangsdaten für Firmen ohne eigenen Mailserver — Mail-Client direkt auf mx.signaturehub.de Port 2587 (STARTTLS)
  • Drag-and-Drop-Signatur-Designer mit Multi-Client-Preview
  • Regel-Engine: Sender, Empfänger, intern/extern, Reply/Forward, Datum, Subject-Regex
  • Banner-Kampagnen mit DSGVO-konformem Klick-Tracking
  • Policy Tester zum Vorab-Validieren
  • Self-Service-Portal für Mitarbeiter (Magic-Link-Login, eigene Stammdaten, eigene SMTP-Zugangsdaten)
  • Reseller-Programm mit Sammel-Rechnung

Drei Wege der Anbindung

  1. Microsoft 365 / Exchange Online: Outbound- und Inbound-Connector plus Transport-Rule, Smarthost mx.signaturehub.de auf Port 25 mit TLS-Zertifikats-Authentifizierung.
  2. Eigener Mailserver (Postfix, Plesk, Exchange OnPrem, sendmail): Smarthost auf mx.signaturehub.de:2587, STARTTLS mit SMTP AUTH.
  3. Kein eigener Mailserver: Wer seine Postfächer bei STRATO, IONOS, All-Inkl oder 1&1 liegen hat, trägt mx.signaturehub.de Port 2587 mit STARTTLS direkt im Mail-Programm als Postausgangsserver ein — Outlook, Apple Mail, iPhone, Android, Thunderbird. Jeder Mitarbeiter bekommt eigene Zugangsdaten, optional eine eigene pro Gerät. Der Posteingang bleibt beim bisherigen Anbieter.

Preise

Alle Preise netto, pro abrechenbarem Mailbenutzer. Jahreszahlung = Monatspreis × 10, also zwei Monate gratis.

  • Free — 0 €, dauerhaft, bis 3 Nutzer (mit Hinweis „gesendet mit SignatureHub" in der Signatur)
  • Starter — 1,02 €/User/Monat, bis 25 Mailbenutzer
  • Standard — 1,62 €/User/Monat (1,45 € ab 26, 1,35 € ab 101 Usern), bis 200 Mailbenutzer, Microsoft-365-Connector, Banner-Kampagnen
  • Pro — 1,92 €/User/Monat (1,75 € ab 26, 1,60 € ab 101, 1,45 € ab 251, 1,30 € ab 501 Usern), unbegrenzte Mailbenutzer, SLA 99,9 % Uptime

Günstigster effektiver Preis: 0,85 €/User/Monat (Starter bei jährlicher Zahlung). 14 Tage kostenlos testen, keine Kreditkarte, jederzeit kündbar.

Vergleiche

Häufige Fragen

Funktioniert das auch ohne eigenen Mailserver, wenn unsere Postfächer bei STRATO oder IONOS liegen?
Ja. Jeder Mitarbeiter bekommt eigene SMTP-Zugangsdaten und trägt mx.signaturehub.de mit Port 2587 und STARTTLS als Postausgangsserver in seinem Mail-Programm ein — Outlook, Apple Mail, iPhone, Android oder Thunderbird. Der Posteingang bleibt unverändert beim bisherigen Anbieter, nur der Versandweg läuft über SignatureHub. Ein eigener Mailserver oder Microsoft 365 ist dafür nicht nötig.
Muss dafür jeder Mitarbeiter sein Postfach-Passwort ändern?
Nein. Das Passwort des Postfachs bleibt unangetastet. Die SignatureHub-Zugangsdaten kommen zusätzlich und gelten nur für den Postausgangsserver. Wer will, vergibt pro Gerät ein eigenes Passwort und kann ein verlorenes Gerät einzeln sperren, ohne die anderen anzufassen.
Kann sich damit jemand als eine fremde Adresse ausgeben?
Nein. Persönliche Zugangsdaten sind an die Adressen ihres Mailbenutzers gebunden — Primäradresse plus Aliase. Der Gateway prüft MAIL FROM und den From:-Header und lehnt mit 550 5.7.1 ab, sobald eine der beiden Adressen nicht passt.
Welchen Server und Port muss ich eintragen?
Für Mail-Clients und für Kunden-Mailserver als Smarthost: mx.signaturehub.de, Port 2587, STARTTLS, mit SMTP AUTH. Für Microsoft 365: Smarthost mx.signaturehub.de auf Port 25 mit TLS-Zertifikats-Authentifizierung.
Werden Mail-Inhalte bei euch gespeichert?
Nein. Mails werden ausschließlich in-memory verarbeitet (Signatur anhängen, weiterleiten) und nie persistiert. Nur Metadaten (Message-ID, Tenant, Regel, Zeitstempel) landen ins Audit-Log — Body, Betreff und Empfänger-Adressen bleiben außen vor.
Wie ist die DSGVO-Compliance?
EU-Hosting in Deutschland (dream-soft GmbH, Münster). AVV-Vertrag auf Anfrage unter datenschutz@dream-soft.de (nicht automatisch). TOM-Katalog als Anlage. Datenschutz-Konzept dokumentiert. Wir sind als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO aufgestellt.
Funktioniert SignatureHub mit Microsoft 365?
Ja. Outbound + Inbound Exchange-Connector + Transport-Rule. PowerShell-Setup-Snippets im Admin-UI. Entra-ID-Sync für Mitarbeiter und Gruppen — inklusive proxyAddresses für Aliase und Mitarbeiter-Fotos.
Warum steht die Signatur nicht in meinem Gesendet-Ordner?
Weil der Mail-Client die Kopie in „Gesendet“ ablegt, bevor die Mail den Server erreicht. Die Signatur wird serverseitig ergänzt: der Empfänger sieht sie, der eigene Gesendet-Ordner nicht. Das gilt für jede serverseitige Signaturlösung, auch für Exclaimer und CodeTwo.
Was kostet SignatureHub?
Free ist dauerhaft kostenlos für bis zu 3 Nutzer. Starter kostet 1,02 € pro User und Monat, Standard 1,62 €, Pro 1,92 € — jeweils netto und mit Mengenstaffel ab 26 Usern. Bei jährlicher Zahlung entfallen zwei Monate, der günstigste effektive Preis liegt bei 0,85 € pro User und Monat.
Was passiert, wenn euer Server ausfällt?
Mails werden vom absendenden MTA gequeued (Postfix, Exchange machen das automatisch) und nach Recovery erneut zugestellt. Kein Mail-Verlust. Unsere SLA-Zusage: 99,9% Uptime im Pro-Plan.
Kann ich als IT-Dienstleister Reseller werden?
Ja. Wir haben ein Partner-Programm mit eigenem Reseller-Portal und Sammel-Rechnung. Margen werden individuell vereinbart (abhängig von Volumen, Region und Service-Level). Konditionen einfach über das Kontaktformular auf dieser Seite anfragen.
Ist SignatureHub Self-Hosted verfügbar?
Nein. SignatureHub ist als gehostete Cloud-Lösung in Deutschland konzipiert — das hält Sicherheits-Updates, DKIM-Key-Rotation und Compliance bei uns in einer Hand. Für Konzerne mit strikten Compliance-Anforderungen bieten wir auf Anfrage eine Dedicated-Cloud-Instanz auf separater Hardware in unserem Rechenzentrum an.
Wie schnell ist der Onboarding-Prozess?
Self-Service-Sign-up ~5 Min. DNS-Setup (SPF, DKIM, MX) je nach Provider 15–30 Min. Connector-Konfiguration + erstes Template ~30 Min. Insgesamt: ein 1-stündiger Workshop, dann läuft's.